Delegado de protección de datos: funciones, requisitos y cuándo designarlo
El delegado de protección de datos (en inglés, Data Protection Officer o DPO) es la persona que vela dentro de una organización por el cumplimiento de la ley de datos personales. En Chile lo regula el artículo 50 de la Ley 19.628, con el texto de la Ley 21.719. Esta guía explica qué hace, quién puede serlo y por qué conviene designarlo aunque la ley no lo imponga.
¿Es obligatorio?
No como regla general. El artículo 50 dice que el responsable de datos «podrá designar» un delegado. Pero la designación es el primer elemento del modelo de prevención de infracciones del artículo 49, que es voluntario y certificable por la Agencia:
«El programa de cumplimiento deberá contener, al menos, los siguientes elementos: a) La designación de un delegado de protección de datos personales. b) La definición de medios y facultades del delegado de protección de datos.»Ley 19.628, artículo 49
Ese modelo certificado es, a su vez, una atenuante de las multas (artículo 36 N° 5). En otras palabras: el delegado no es obligatorio, pero es la pieza que permite demostrar diligencia ante la Agencia.
Quién lo designa y qué condiciones debe tener
- Lo designa la máxima autoridad: el directorio, un socio administrador o la máxima autoridad de la empresa o servicio.
- Autonomía: debe contar con autonomía respecto de la administración en las materias de la ley.
- Idoneidad: la designación debe recaer en una persona con «idoneidad, capacidad y conocimientos específicos».
- Sin conflicto de intereses: puede tener otras funciones, pero el responsable debe garantizar que no generen conflicto.
- Medios suficientes: el responsable debe darle los medios, facultades y recursos materiales necesarios, según el tamaño de la entidad.
- Confidencialidad: está obligado a guardar estricto secreto sobre los datos que conozca en su cargo.
Pymes
En las micro, pequeñas y medianas empresas, «el dueño o sus máximas autoridades podrán asumir personalmente las tareas de delegado de protección de datos».
Grupos de empresas
Las empresas de un mismo grupo pueden designar un único delegado, siempre que operen bajo los mismos estándares y políticas de tratamiento de datos y el delegado sea accesible para todas.
Las ocho funciones del delegado
Sin perjuicio de otras que se le asignen, el artículo 50 le encarga estas funciones:
| Función (texto de la ley) | En la práctica | |
|---|---|---|
| a) | Informar y asesorar al responsable, a los encargados y a los dependientes | Responder consultas internas y orientar a las áreas. |
| b) | Promover y participar en la política de protección de datos | Redactar o revisar la política y mantenerla al día. |
| c) | Supervisar el cumplimiento de la ley y de la política | Revisar el registro de actividades y las brechas de cada una. |
| d) | Preocuparse de la formación permanente | Planificar y registrar capacitaciones. |
| e) | Asistir en la identificación de riesgos y medidas | Acompañar las evaluaciones de impacto. |
| f) | Desarrollar un plan anual de trabajo y rendir cuenta | Fijar metas, seguir su avance e informar a la dirección. |
| g) | Absolver las consultas y solicitudes de los titulares | Atender los derechos de acceso, rectificación, supresión y otros. |
| h) | Cooperar y actuar como punto de contacto de la Agencia | Ser el interlocutor ante la autoridad. |
Además, los titulares pueden contactarlo directamente para todo lo relativo al tratamiento de sus datos y al ejercicio de sus derechos.
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Empieza con el plan Independiente Agenda una demoDelegado interno o externo
La ley no exige que sea un trabajador de la empresa. Muchas organizaciones contratan a un abogado o a un estudio que ejerce como delegado externo para varias empresas a la vez. Lo importante es que cumpla las condiciones anteriores, en especial la autonomía, la idoneidad y la ausencia de conflicto de intereses.
Para el delegado externo, el desafío es operativo: llevar el registro, las brechas, las evaluaciones y las solicitudes de titulares de cada cliente sin perder el hilo. Es exactamente el trabajo para el que está hecho DPOCentral: una cartera de clientes, cada uno con su información separada, y planes según la cantidad de empresas que atiendes.
Errores frecuentes
- Designar sin medios: un delegado sin tiempo ni herramientas no puede supervisar nada, y la ley exige darle los medios.
- Ponerlo bajo quien debe supervisar: la autonomía respecto de la administración es una condición de la ley.
- No dejar constancia: la designación por la máxima autoridad, el plan anual y su rendición de cuenta son la prueba de diligencia.
Esta guía explica la Ley 19.628, con las modificaciones de la Ley 21.719, a partir de su texto oficial publicado por la Biblioteca del Congreso Nacional. Es material informativo y no reemplaza la asesoría de un abogado para un caso concreto.